0020 Basico - La estructura de ClickUp

Hola entusiasta de ClickUp! Te saluda Ernesto.

El concepto fundamental que es necesario entender para poder hacer un uso efectivo de ClickUp es su estructura. La estructura es la base sobre la cual se implementa cualquier tipo de solución con la que se pretende resolver o controlar un proceso en ClickUp.

La estructura de ClickUp es muy versátil, esto permite configurarlo de la mejor forma posible para abordar cualquier tipo de tarea que se requiera; por esta razón, es muy importante entender con claridad la estructura.

En realidad es muy simple, lo que sucede es que no nos determina a utilizarla de una forma especifica como la mayoría de las aplicaciones para la adminstración de proyectos o procesos.Esta dividida en cuatro niveles:

1. Espacio de Trabajo (workspace). Este es el nivel superior de la estructura y solamente se puede tener un espacio de trabajo. En realidad representa la "cuenta" que hace uso de ClickUp, por lo mismo, solo se puede ver o hacer uso de una cuenta a través del navegador. Normalmente, la cuenta representa a la empresa o organización que esta haciendo uso de ClickUp. No hay mucho más que decir al respecto de este nivel, existe una opción de configuración para este nivel, pero esta opción la revisaremos en una próxima entrega, no es necesario conocer este detalle en este momento.
2. Espacio (Space). Este segundo nivel es un contenedor de alto nivel; es decir, es un nivel que permite agrupar tareas o grupos de tareas que son afines. Esta palabra afines es clave y va a depender de la naturaleza del negocio. Que es lo que considero afines? Pueden ser: productos, procesos, medios, proyectos, departamentos, clientes, etc. Esta es la libertad que ofrece ClickUp, se puede configurar de la mejor forma posible, en función de las necesidades del negocio.
3. Carpeta (folder). Este tercer nivel es nuevamente un contenedor, una sub-clasificación del nivel anterior (espacio). Ofrece un nivel adicional para clasificar tareas o procesos; por ejemplo, si tengo un espacio que he denominado: Redes Sociales, puedo tener carpetas independientes para: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube, etc. Y en cada carpeta almacenare las listas de tareas que correspondan a cada una de estas redes. Nuevamente, flexibilidad para configurar ClickUp a las necesidades de mi negocio particular.
4. Lista de Tareas. El cuarto y ultimo nivel es la esencia de ClickUp: la lista de tareas para alcanzar un objetivo o resultado. Esto es lo que es ClickUp en su nivel mas básico, la descripción específica de una tarea a realizar. Por lo general, para alcanzar un objetivo o un resultado, tengo una lista de pasos o tareas que debo realizar, es por esto que el nivel se llama “lista de tareas”. Estas listas de tareas las puedo crear dentro de una carpeta o dentro de un espacio (recuerda que el espacio puede contener carpetas y/o listas de tareas). Cada lista de tareas tiene un nombre que me permite saber de que trata la lista, continuando con el ejemplo anterior, dentro de la carpeta de YouTube puedo tener listas de tareas para: grabación, post-producción y lanzamiento. Cada una de ellas tiene los pasos específicos ha seguir para conseguir el resultado deseado, pero sobre todo para alcanzarlo en forma estandarizada y consistente. La lista no es mas que una “vista” de un grupo de tareas, esta es la vista por omisión; sin embargo, ClickUp ofrece una larga lista de “vistas” que se pueden utilizar para visualizar o interactuar con las tareas, hablaremos de las otras vistas disponibles en una entrega futura, por lo pronto basta con saber que la lista es la vista por omisión de un grupo de tareas.

Las listas de tareas, la escencia de ClickUp, presentan un característica fundamental que permite clasificar las tareas dentro de la lista: los estados (statuses). Nuevamente, ClickUp ofrece plena libertad para crear los estados que necesite en función de los propósitos particulares de la lista. Los estados representan las etapas por las que una tarea debe pasar desde su inicio o concepción hasta su terminación o conclusion. Una serie típica de estados que se puede asignar a una lista de tareas puede ser por ejemplo:

1. Por hacer
2. Activa
3. En revision
4. En corrección
5. Completada
6. Publicado
7. Cancelada
8. Cerrada

Una tarea en una lista, pasa por todos o algunos de estos estados desde su concepción hasta su terminación. Por ejemplo, en una lista que contenga tareas respecto de posibles temas a utilizar para escribir un articulo. Digamos que creamos una tarea a la que denominamos: “Estructura de ClickUp” - inicialmente la tarea sera creada con el estado de “Por hacer”, cuando decida iniciar el proceso de escribir el artículo, le puedo asignar el estado “Activa” lo cual significa que la estoy escribiendo. Al terminar el desarrollo del articulo, le asigno el estado de “En revision” a la tarea e inclusive esta tarea puede realizarla otra persona y no necesariamente yo. Cuando el revisor termina su tarea, posiblemente tenga una serie de sugerencias que hacer al escritor, por lo que le asignara el estado de “En corrección” y quizá lo asigne nuevamente al autor para que realice las correcciones sugeridas . De aquí, la tarea puede regresar nuevamente al estado de “En revision” para que nuevamente sea revisada y si todo esta correcto le sea asignado ahora el estado de “Completada”. Ahora, el articulo puede ser publicado y pasar al estado de “Publicado”. Siendo este quizá el fin de la tarea. Pudiera ser que en cualquier punto del proceso al escribir el articulo, este sea “Cancelado” por lo que a la tarea le sea asignado este estado. Finalmente y con el propósito de mantener la lista de tareas mostrando únicamente los artículos realizados en los últimos 6 meses, las tareas “Publicadas” después de 6 meses cambian su estado a “Cerrada” para mantener la lista solamente con las tareas mas actuales sin necesidad de estar mostrando tareas que fueron concluidas hace un largo tiempo.

Las listas de tareas en conjunto con los estados de las tareas dentro de una lista son el centro neurálgico de ClickUp, en la siguiente entrega hablaremos mas a detalle de las listas de tareas. Por ahora, el concepto fundamental importante de comprender es la estructura de ClickUp, los niveles que se pueden utilizar para organizar, clasificar y agrupar listas de tareas.

Hasta la proxima y recuerda que la estandarizacion de planes y procesos, no hace mas que mejorar la calidad del resultado y repetidas iteraciones generan una espiral ascendente.