0040 Basico - El concepto de estado en ClickUp. Parte 1

Hola entusiasta de ClickUp! Te saluda Ernesto.

A cada una de las tareas en una lista, se le debe de asignar un estado. Los estados representan las diferentes etapas o fases por las cuales atraviesa una tarea en un flujo de trabajo. Su origen es el muy conocido método Kanban en el que se representa un flujo de trabajo sobre un tablero, originalmente ideado por la empresa Toyota y ahora utilizado comúnmente en la metodología "Agile".

Independientemente de que utilicemos una metodología "Agile" o no para administrar un proyecto, en ClickUp a las listas de tareas se les debe de asignar un conjunto o serie de estados. Los estados o fases por los que atraviesa una tarea, están en función del flujo que deseamos implementar para controlar y administrar de la mejor manera posible las tareas dentro de una lista. Es importante señalar que todos las tareas de una lista tienen el mismo conjunto de estados, los estados se establecen a nivel de la lista y se asignan a cada una de las tareas dentro de la lista.

Un conjunto de estados simple que se puede asignar a una la lista puede contener los siguientes estados:

1. Por hacer
2. En curso
3. Hecha

De esta forma puedo saber de forma sencilla, qué tareas están "por hacer", cuales de ellas están "en curso" y cuales ya están "hechas". Es una forma muy sencilla y conveniente de administrar el trabajo de un equipo o de un individuo.

En función del tipo de tareas y el proceso que deseo administrar o controlar es que debo seleccionar el conjunto de estados a utilizar.

ClickUp tiene preestablecidos varios conjuntos de estados que se pueden asignar a una lista o puedes crear tú mismo tu propio conjunto de estados con el que deseas administrar tu lista. Inclusive puedes añadir tu propio conjunto de estados al grupo de preestablecidos.

De aqui se desprende una enseñanza importante dentro de ClickUp, en la medida de lo posible es muy conveniente utilizar el mismo conjunto de estados para todas las listas. Por supuesto, puede haber excepciones debido a un proceso muy particular que require de un flujo especifico, pero para todas las demás listas de tareas el utilizar consistentemente un mismo conjunto de estados es fundamental para poder visualizar y reportar todos los proyectos (diferentes listas de tareas) en forma consistente. Así mismo, es conveniente mantener el conjunto de estados con el mínimo numero de ellos, no tiene sentido crear un estado que prácticamente nunca sera utilizado o que inclusive puede ser reemplazado por alguno otro existente, entre menos estados mejor.

Como ya hemos mencionado, los estados se asignan al nivel de la lista de tareas. Sin embargo, cuando se crea una nueva lista de tareas, esta puede heredar el conjunto de estados asociado con el "Espacio" (Space) o con la "Carpeta" (Folder) que la contiene e inclusive puede heredar el conjunto de estados de cualquiera otra lista de tareas existente. Utilizando como ejemplo la lista de tareas que creamos en el blog anterior (Viaje de Negocios), para poder revisar o modificar el conjunto de estados de la lista, puede hacer click ya sea en los tres puntos a la derecha del nombre de la lista en el menu lateral de la izquierda o haciendo click en los tres puntos a la derecha del nombre de la lista de la parte superior de la pantalla como se muestra en las dos siguientes imágenes:

Al seleccionar la opción de "Lista de Estados" (List Statuses) se desplegara una pantalla similar a la siguiente: (puede variar dependiendo de la configuración personal de ClickUp)

En este caso se muestra que la lista esta haciendo uso del conjunto de estados determinado al nivel de espacio (Use Space statuses) y los estados disponible en este conjunto son: "POR HACER" (TO DO) y "COMPLETADA" (COMPLETE). ClickUp siempre utiliza letras mayusculas para los nombres de los estados.

Selecciona la opción de "Personalizada" (Custom) y se desplegara una serie de diferentes conjuntos de estados disponibles como se muestra a continuación: (puede variar la lista en función de los conjuntos que usted haya agregado)

Nos detendremos en esta pantalla para explicar algunas características importantes acerca de los conjuntos de estados.

Por omisión, el conjunto de estados esta dividido en tres secciones:

1. "Estados Activos" (Active statuses)
2. "Estados Hechos" (Done statuses)
3. "Estados Cerrados" (Closed statuses)

Existe una cuarta sección que se puede configurar a través de lo que se conoce como ClickApps: "Estados No iniciados" (Not started statuses). Esta la veremos a detalle en una futura entrega. Si aparece en su lista de secciones, puede continuar leyendo sin problema dejando esa sección vacía por el momento.

ClickUp da un tratamiento diferente a las tareas en función de la sección a la que pertenece el estado en que se encuentra, por lo que es importante crear o administrar los estados poniendo especial atención en la sección a la que se asigna. No es necesario tener estados en cada una de las secciones, por lo general, se tienen estados en la sección de "Activos" y en la sección de "Cerrados", dejando la sección de "Hechos" vacía. La sección de "Activos" debe de tener al menos un estado, esta es una restricción de ClickUp.

La sección mas importante es la de "Estados Activos", normalmente aquí se agrupan todos los estados por los que queremos que nuestras tareas vayan transitando paso a paso y se enlistan en forma ordenada de arriba a bajo. Las tareas irán "saltando" de un estado a otro conforma vayan avanzando en el proceso, pero pude ser que de un estado bajo salten nuevamente a un estado anterior y continúen desde ahi nuevamente su ciclo hasta que llegue un momento en que las consideremos "cerradas" en cuyo caso pasaran a un estado en la sección de "Estados Cerrados" con lo que se considera a la tarea como terminada. Normalmente en esta ultima sección de "Estados Cerrados" tenemos un solo estado al que comúnmente se denomina como "CERRADO" o "COMPLETADO" dependiendo de como decidamos identificar el estado final de nuestro proceso o flujo. Por el momento nos hemos saltado la sección intermedia de "Estados Hechos", ahora regresamos a ella. Por lo pronto hemos hablado de las dos secciones mas importantes en un conjunto de estados: "Estados Activos" y "Estados Cerrados".

Veamos un ejemplo de entre los varios que ofrece ClickUp por omisión, seleccione el conjunto de estados "Contenido" (Content) como se muestra en la siguiente imagen:

Este conjunto de estados esta pensado para un proceso en el que se quiere escribir un articulo o un mensaje en Instagram, Twitter o Facebook por ejemplo.

Revisemos los estados en la sección de activos que ClickUp ha determinado para este conjunto de estados e intentemos explicar en que consiste cada uno de ellos.

1. "Abierto" (Open). Este es el primer estado del proceso, se refiere al tema sobre lo que el articulo o mensaje va a tratar. Puedo tener varias tareas en mi lista con este estado que representan los diferentes temas sobre los que pudiera escribir.
2. "Listo" (Ready). Se refiere a las tareas que han sido asignadas a un responsable, pero que aun no han iniciado el proceso de escritura del tema en cuestión. El escritor en cuestión pudiera tener varias tareas asignadas e irá seleccionando de una en una para desarrollar el contenido que le ha sido solicitado.
3. "Escribiendo" (Writing). Cuando la persona asignada ha decido iniciar el trabajo de escritura de uno de sus temas usará este estado para indicar que se encuentra escribiendo sobre éste. Pudiera ser que un escritor muy experimentado tuviera dos o mas tareas en este estado lo que significaría que esta escribiendo al mismo tiempo sobre dos o mas temas.
4. "Aprobación" (Approval). Cuando el escritor ha terminado su labor, le asignara este estado para el cual seguramente habrá un responsable de aprobar el contenido escrito.
5. "Rechazado" (Rejected). Si el aprobador ha encontrado que el articulo o mensaje require de cambios o modificaciones le asignara este estado para que el autor original al identificar que tiene una de sus tareas en este estado trabaje sobre las adecuaciones o modificaciones, seguramente el aprobador agrego notas en la descripción de la tarea con sus comentario so sugerencias para que el escritor sepa la razón por la que fue rechazado su escrito.
6. "Publicado" (Published). Si el articulo o mensaje es aprobado, el aprobador publicara el mensaje o articulo y cambiara el estado de la tarea a "Publicado" con lo que dará por terminado el ciclo de la tarea.

En este caso, el grupo de estados determinado por ClickUp, no utilizo la sección de "Hecho" (Done) - quizás pudiera haber puesto el estado de "Publicado" en esta sección con lo que se indicaría claramente que la tarea ha sido terminada satisfactoriamente.

Nota. Este grupo de estados puede ser editado por usted si lo desea y mover el estado "Publicado" a la sección de "Hecho" para mayor claridad de su proceso.

Finalmente, la sección de "Cerrado" contiene un único estado al que denominaron precisamente "Cerrado" (Closed), en este estado se encontraran todas las tareas que se consideran cerradas. Durante cualquier etapa del proceso, se pudiera determinar de "cerrar" la tarea por cualquier circunstancia: el tema es obsoleto o por alguna razón no se completo o se incluyo dentro de otro tema, en fin pudiera cerrarse por muy variadas razones, lo que es importante notar es que para llevar un mejor control de los proyectos o procesos es recomendable no borrar las tareas sino que marcarlas como cerradas o canceladas (un estado que pudiera agregarse a este grupo) para que de esta forma se lleve un control a detalle de cada una de ellas.

En la siguiente entrega, hablaremos de como editar un conjunto de estados y como crear uno desde un inicio.

Hasta la proxima y recuerda que la estandarizacion de planes y procesos, no hace mas que mejorar la calidad del resultado y repetidas iteraciones generan una espiral ascendente.