Hola entusiasta de ClickUp! Te saluda Ernesto.

Ahora que ya revisamos los fundamentos de los conjuntos de estados y la interfase que ClickUp utiliza para revisarlos, editarlos o crearlos. Crearemos uno para nuestra lista de "Viaje de Negocios", esta lista de tareas es genérica; es decir, no se trata de un proceso especifico ni nada por el estilo, así que el conjunto de estados que desarrollaremos deberá de poder aplicarse a cualquier lista de tareas genérica como esta, de forma tal que, el mismo conjunto de estados pueda cubrir la necesidad de una amplia gama de listas de tareas. El utilizar un mismo conjunto de estados para diferentes listas, me permite consolidar, reportar y visualizar todas mis listas de tareas en forma consistente y estandarizada.

Por ejemplo, podemos utilizar el siguiente conjunto de estados para las listas genéricas:

• Por hacer
• En proceso
• En revision
• Suspendida
• Terminada
• Cancelada
• Cerrada

Es un conjunto general que se puede aplicar a un amplio rango de tipos de listas de tareas. Habría algún estado que pudiera agregarse a tu juicio o en base a tus necesidades? Si así lo consideras, adelante, añádelo!

Es importante tener en mente a qué secciones se van a agregar cada uno de los estados, recuerda que hay tres secciones básicas: "Activas" (Active) - "Hechas" (Done) - "Cerradas" (Closed).

Lo que implica que el conjunto de estados quedaría configurado de la siguiente forma:

• Activas
• Por hacer
• En proceso
• En revision
• Suspendida
• Hechas
• Terminada
• Cancelada
• Cerradas
• Cerrada

Para asignar este conjunto a nuestra lista, accede a la edición de estados de la lista (vea la parte 1 de este blog) y selecciona la opción "Personalizada" (Custom) como se muestra en la siguiente imagen:

La interface presenta tres estados ya definidos, los vamos a renombrar y agregaremos los faltantes, pero antes de ello quisiera llamar la atención en la siguiente importante característica: cualquier conjunto de estados debe de contar con al menos dos estados, uno debe pertenecer a la sección de "Activos" (Active) y el otro a la sección de "Cerrados" (Closed). Note en la pantalla que el primero y el ultimo estado ("TO DO" y "COMPLETE") son estados "fijos" que no pueden ser "arrastrados" a otra sección ya que no tienen el indicador de "arrastre" como lo tiene el estado denominado "IN PROGRESS" - el indicador de arrastre es el icono a la izquierda del nombre de cada estado representado por dos columnas verticales formadas con puntos. Así mismo, estos dos estados no pueden ser eliminados o borrados como cualquiera de los otros estados del conjunto; de esta manera, ClickUp se asegura de que el conjunto de estados cuente con al menos dos estados, uno en cada una de las secciones "Activos" (Active) y "Cerrados" (Closed).

Iniciemos por renombrar los tres estados existentes utilizando los nombres de estado que ya hemos preparado. Para editar el nombre de un estado, tan solo haz click en el nombre y edita la etiqueta. Recuerda que para los nombres de los estados ClickUp siempre utiliza letras mayusculas. Después de renombrar, la pantalla debe de mostrarse como la siguiente imagen:

A cada estado, se le puede asignar un color con lo que se facilita la identificación del mismo, en algunas vistas (tema que trataremos en un futuro blog) no se despliega el nombre del estado como en el caso de la vista que hasta ahora hemos utilizado que es la vista de "Lista" en la que claramente se pueden ver los estados (siempre y cuando se seleccione la opción de agrupar por estado - que es la mas común y la que se utiliza por omisión).

Haciendo click en el color a la izquierda del nombre del estado, se puede seleccionar el color a utilizar para el estado:

Seleccione los colores de su elección para cada uno de los dos primeros estados en nuestro conjunto. Es recomendable que utilice colores que ayuden a la identificación del estado en el que se encuentra la tarea. El tercer estado en nuestro conjunto, en la sección de "Cerrada" (Closed) es la excepción, ha este estado no se le puede cambiar su color, esta fijo en verde. Habra que acostumbrarse a identificar las tareas en color verde como tareas "cerradas".

Así es como han quedado mis estados después de cambiar los colores:

Para añadir los estados restantes a nuestro conjunto, hay que hacer click en el botón "+ Agregar Estado" (+ Add Status) que se encuentra en la sección de "Activas" (Active), asignarle un nombre y oprimir la tecla de  o  para que el estado sea agregado y una nueva etiqueta de estado sera presentada para que pueda añadir otro o que haga click en cualquier parte de la pantalla para se vuelva a desplegar el botón de "+ Agregar Estado". Al crear un nuevo estado, ClickUp le asigna un color por omisión, posteriormente podrás cambiar el color como ya lo hemos hecho anteriormente. Cada nuevo estado que vas creando, puede ser arrastrado a la sección de "Hechos" (Done) o dejarlo en la sección de "Activas" (Active) donde se creo. La sección de "Cerradas" (Closed) no acepta que se añada ningún estado mas.

Añadiendo todos los estados del conjunto que hemos determinado, tu pantalla debe de mostrar algo similar a la siguiente:

Para eliminar un estado, puede hacer click en los tres puntos a la derecha de la etiqueta con lo que se desplegara un pequeño menu en el cual encontrara la opción de eliminar el estado, junto con las opciones de editar la etiqueta y cambiar el color.

El nombre que tiene asignado este conjunto de estados es "Personalizado" (Custom), lo puedes dejar con ese nombre o crear una nueva "Plantilla" (template) con un nombre que tu elijas, similar a los ya existentes y que se muestran a la izquierda de la interfase: Project, Content, Kanban, Marketing, etc.

Crearemos una plantilla a la que llamare "General" para lo cual hay que hacer click en el signo "+" a la derecha de la palabra "TEMPLATES (#)" (el numero puede variar en función de las plantillas existentes) o en la etiqueta "+ Nueva Plantilla" (+ New Template) en la parte baja de la lista. De cualquier forma, se desplegara un espacio para que asignes el nombre a tu plantilla y que por el momento dice "Template Name":

Asigna el nombre de "General" y presiona  o  para que el nombre de la plantilla sea agregado a la lista de plantillas y ahora se muestre seleccionado en la parte superior de la pantalla con los estados que hemos determinado en la parte derecha.

Por ultimo haz click en el botón "Salvar" (Save) de la parte baja y tu nuevo conjunto de estados sera asignado a la lista "Viaje de Negocios" y al mismo tiempo sera almacenado como una plantilla para poder utilizarlo nuevamente en otra lista.

Finalmente, si agrupamos nuestra lista por estado (agrupación por omisión), podremos ver la lista de tareas y los diferentes estados en que estas se pueden encontrar.

Asegurate de agrupar las tareas por estado:

Y utilizando el menu de "Mostrar" (Show) asegúrate que la opción de "Estados vacíos" (Empty statuses) este activada:

De forma tal que la lista de tareas ahora se muestre con todos los estados que hemos creado (aunque la mayoría de ellos están vacíos):

Con esto terminamos la revision de los conjuntos de estados, espero que ahora tengas más claro este concepto y el como se crean, editan y utilizan en una lista de tareas.

Hasta la proxima y recuerda que la estandarizacion de planes y procesos, no hace mas que mejorar la calidad del resultado y repetidas iteraciones generan una espiral ascendente.