0050 Basico - Las vistas en ClickUp - Parte 1

Hola entusiasta de ClickUp! Te saluda Ernesto.

La forma en que ClickUp presenta de manera natural o por omisión las tareas que vamos creando es a través de una "lista" de tareas, que como su nombre indica, simplemente presenta las tareas en renglones consecutivos. Ya hemos visto, que podemos agrupar la lista por el "estado" en que se encuentran las tareas, pero también las podemos agrupar por:

• "Responsable" (Assignee)
• "Prioridad" (Priority)
• "Etiquetas" (Tags)
• "Fecha vencimiento" (Due date)
• "Ninguna" (None)
• "Campo personalizado" (Custom field)

Y dentro de cada tipo de agrupación, podemos ordenar las tareas en forma ascendente o descendente. En la siguiente imagen se puede ver el menu de agrupación que se encuentra en la parte superior de la lista de tareas:

Pero independientemente de la agrupación, las tareas no dejan de mostrarse en una lista.

Ahora bien, ClickUp ofrece la posibilidad de visualizar las tareas de distintas formas a las que llama vistas. Revisaremos algunas de estas formas de visualizar las tareas.

En la parte superior de la pantalla, a la derecha del nombre de la lista, se presentan las vistas disponibles para las tareas junto con el botón agregar vista: "+ Vista" (+View), como se muestra en la siguiente imagen:

Por omisión, la vista de "Lista" (List) es agregada cuando se crea una lista de tareas, esta vista es una vista "requerida" por lo que no se puede eliminar, podemos agregar o eliminar vistas excepto por la vista de "Lista". En una futura entrega hablaremos de las opciones de configuración para las vistas, entre las cuales se encuentra la de "vista requerida" lo que implica que la vista no puede ser eliminada.

Es al nivel del espacio de la estructura de ClickUp, donde se puede configurar que vistas deben de estar presentes en cada una de las listas contenidas por este, junto con configuraciones como la mencionada en el párrafo anterior. Por lo general, los espacios tienen configurado únicamente la vista de lista. Es por ello, que junto al nombre de la lista en la parte superior de la pantalla únicamente aparece "Lista" (List) y el botón de agregar lista, pero si la configuración del espacio incluyera otras vistas, estas se mostraran a la derecha, como veremos en seguida que creemos una vista adicional.

Al hacer click en el botón de agregar vista "+ Vista" (+ View), se presenta la siguiente pantalla de opciones:

Del lado izquierdo se presenta la lista de vistas disponibles que se pueden añadir para visualizar nuestras tareas. Se muestran tres vistas básicas y ocho adicionales. En la parte inferior se incluyen también las vistas de pagina que revisaremos en otra ocasión.

Crearemos una vista de "Tablero" (Board) para lo cual habra que hacer click en el botón correspondiente de forma tal que se despliegue en la parte derecha de la pantalla las características configurables de la vista de tablero junto con una breve descripción como se muestra a continuación:

La vista de tablero presenta las tareas en columnas en donde cada una de ellas representa un estado (agrupación usada por omisión en los tableros) o cualquiera de los otros tipos de agrupación que revisamos al principio de este articulo. También, se puede especificar que la vista sea "Vista privada" (Private view), es decir, que solamente el autor podrá verla y se puede "Fijar vista" (Pin view) de forma tal que siempre se presente en la parte superior de la pantalla. El nombre de la "vista" sera por omisión "Board", pero si deseas llamarla de forma distinta, por ejemplo, "Tablero" puedes escribir el nombre en la parte superior del menu de vistas en donde dice "Teclee nombre..." (Enter name...) antes de hacer click en el botón de "Añadir Vista" (Add View). De manera que se cree la vista de tablero como se muestra en la siguiente imagen:

El tablero muestra una columna por cada uno de los estados que tenemos asignados a nuestra lista de tareas; es decir, siete columnas, en nuestro caso particular. Una de las ventajas de esta vista es que podemos "arrastrar" las tareas (que se muestran en formato de tarjeta cada una) a una columna (estado) diferente. Ya habíamos comentado al respecto de los tableros Kanban, esta vista representa un tablero de este tipo, muy utilizado en la administración de proyectos.

Si agrupamos nuestro tablero por "Prioridad" (Priority), seleccionando esta opción en el menu:

La vista cambia de la siguiente forma:

Ahora solo tenemos 5 columnas, una por cada una de las prioridades que se puede asignar a las tareas.

Al cambiar la visualización de la vista, seguramente ClickUp desplegó el siguiente mensaje en la parte baja de la pantalla:

Cada vez que se hace un cambio a la visualización de una vista, ClickUp ofrece la opción de "Salvar" (Save) la nueva visualización, "Auto salvar vista" (Autosave view) que significa que la vista sera salvada automáticamente cada vez que sea cambiada la visualización, esta opción es la que normalmente escojo de forma tal que ClickUp no me pregunte cada vez que hago un cambio y me aseguro de que cualquier nueva visualización sea salvada para que este disponible la siguiente vez que despliego la vista y finalmente "Revertir" (Revert) que en este caso nos llevaría a la visualización previa utilizando los estados en lugar de la prioridad. Elije la opción de tu preferencia.

Arrastrando las tarjetas de tareas, puedo asignar diferentes prioridades a cada una de ellas como se muestra en la siguiente imagen:

Sin embargo, cada una de las tareas sigue manteniendo su mismo estado y usando el tablero puedo cambiar el estado de una tarea moviendo el cursor sobre la barra lateral de la tarjeta lo que mostrara su estado actual:

y al hacer click me permitirá cambiar el estado como se muestra a continuación:

Si le asigno el estado de "En Proceso", ahora la barra lateral de la tarjeta cambiara al color que le corresponde a ese estado:

Si regreso a la vista de lista, (haciendo click en la vista correspondiente en la parte superior de la pantalla) puedo observar que todos los cambios realizados en una vista se mantienen en cualquier otra: las tareas tienen asignadas nuevas prioridades y una de ellas cambio al estado de 'En Proceso":

La vista de tablero es de las mas utilizadas ya que permite administrar las tareas en forma muy practica.

Para hacer un mejor uso de las demás vistas, es importante asignar al menos la fecha de vencimiento a cada una de las tareas en nuestra lista, así como uno o varios responsables, he asignado las fechas y responsables a todas las tareas como se muestra a continuación:

Crearemos una vista de "Calendario" (Calendar) a la que asignaremos el nombre de "Calendario" como se muestra en la siguiente imagen:

Haciendo click en el botón "Agregar vista" (Add view) se presentara la vista recién creada como se muestra a continuación:

Esta vista me permite visualizar las tareas sobre un calendario mostrando claramente en que dia inicia la tarea y en que día termina. Puedo también ver los días en los que hay mas de una tarea asignada y con un solo golpe de vista puedo claramente identificar cuando inicia mi "proyecto" y cuándo termina. Puedo arrastrar las tareas de un día a otro y alargarlas o acortarlas con lo que las fechas de inicio y terminación seran ajustada correspondientemente; por ejemplo, si necesito terminar con las tareas digamos que para el día 20 de mayo (según el calendario de la imagen), puedo reorganizar las tareas sin necesidad de abrir cada una de ellas y modificar las fechas con tan solo arrastrarlas y redimensionarlas de forma que quede todo concluido en la semana del 20 como se muestra a continuación:

En la parte superior de la vista de calendario, puedo seleccionar el tipo de calendario a visualizar: por día, semana, 4 días o por mes. Sobre la vista de calendario, puedo crear nuevas tareas haciendo click en el signo de "+" que se presenta al poner el cursor sobre un día o hora del calendario, con lo que se presenta una pequeña tarjeta en donde puedo crear mi nueva tarea asignando los valores mas importantes como: nombre de la tarea, responsable, prioridad, etc. la fecha de inicio queda determinada por el día en el calendario y después de agregarla se puede extender para asignar una fecha de vencimiento, como se muestra en las siguientes imágenes:

Es una vista ideal para planear y ver la carga de trabajo de la semana o del mes o inclusive del día, en una futura entrega veremos como ver en el calendario tareas de diferentes listas de forma que veamos todos los proyectos corrientes sobre el calendario, una opción muy poderosa que me permite planear y administrar el trabajo en forma muy eficiente.

Continuaremos revisando algunas otras vistas disponibles en ClickUp en la siguiente entrega.

Hasta la proxima y recuerda que la estandarizacion de planes y procesos, no hace mas que mejorar la calidad del resultado y repetidas iteraciones generan una espiral ascendente.