0050 Basico - Las vistas en ClickUp - Parte 2
Hola entusiasta de ClickUp! Te saluda Ernesto.
Continuando con la revision de vistas en ClickUp, una que en cierta forma es similar a la de calendario es la vista de "Gantt", esta vista es muy utilizada en la planeación, administración y seguimiento de proyectos. Haz click en el botón de "+ Vista" (+ View) y selecciona la opción de "Gantt", selecciona también la opción de "Fijar vista" (Pin view), en esta ocasión no asignaremos un nombre (por omisión la vista se llamara Gantt) y haz click en el botón de "Agregar Vista" (Add View) para obtener un pantalla similar a la siguiente imagen:
Nota que ahora la primera vista enseguida del nombre de nuestra lista es la "Gantt" con un icono de "tachuela" que significa que esta fija a la pantalla, ya que seleccionamos la opción de "Fijar vista" (Pin view).
Las tareas se presentan en forma secuencial sobre un calendario horizontal, mostrando la duración de cada una de ellas: varios días, un día y menos de un día.
La duración de las tareas puede ser ajustada sobre el Gantt alargando o reduciendo los extremos de la tarea sobre el calendario. Puede arrastrar la barra de la tarea sobre la gráfica para moverla a una fecha anterior o posterior sin cambiar su duración.
También es posible cambiar la escala del calendario para facilitar la visualización de las tareas sobre el calendario, tiene un efecto de acercamiento a alejamiento para visualizar todo el proyecto o el detalle de una porción del mismo. Para cambiar la escala haga click en el botón "Semana/Día" (Week/Day) como se muestra en la figura para seleccionar la escala, prueba las diferentes opciones:
En la parte superior del Gantt, se muestra el avance del proyecto, ClickUp mide el avance del proyecto en función de las tareas que han sido cerradas o terminadas. En teoría, esto se debería de alinear con las fechas de terminación de las tareas. En nuestro ejemplo, podemos observar que tenemos un avance de 12.5% en el proyecto "Viaje de negocios". Mueva el cursor sobre la barra verde en la parte superior del Gantt para ver este mensaje:
Una de nuestras tareas, en este caso "Arreglar transportación" esta en estado de "Cerrada", esto corresponde al 12.5% (1 tarea de 8) concluidas. Esta tarea que cerramos, ni siquiera tiene una fecha de inicio o terminación, por lo que no se muestra en el Gantt, si mueve el cursor sobre el renglón que le corresponder vera el siguiente mensaje en la pantalla:
"Click para Calendarizar Tarea" (Click to Schedule Task).
Ajustare la tarea para que su estado cambie a "Por hacer", le asignare una fecha de inicio y terminación (simplemente al hacer click sobre el Gantt las fechas se asignan automáticamente), asignare un responsable y le cambiare el nombre a "Reservar transportación". También reorganizare las tareas para que se muestren en orden cronológico de como se irán realizando; ya sea de forma manual, arrastrando los nombres en el lado izquierdo de la pantalla o utilizando el menu "Ordenar por" (Sort by) y seleccionando la opción "Fecha de inicio" (Start date), de forma tal que ahora el proyecto se vea de la siguiente forma:
Nota que ahora no se muestra ningún avance en el proyecto ya que ninguna tarea esta terminada o cerrada aun. También es importante señalar que a un par de tareas les he asignado no solo una fecha de inicio y terminación sino que también una hora de inicio y terminación por lo que la barra que las representa en el Gantt es mucho mas angosta y no alcanza a cubrir el día completo sino que solo una fracción de este.
Para terminar con la vista de Gantt, solo quiero agregar una funcionalidad mas que es muy común utilizar. Comúnmente, hay tareas que dependen de que una tarea anterior haya concluido para poder dar inicio, esto establece una dependencia entre las tareas. Por ejemplo, para poder reservar el hotel y la transportación terrestre, tengo que tener primero reservados los vuelos, existe una dependencia entre estas tareas. Para poder establecer esta relación, al final de la barra de la tarea de 'Reservar y confirmar vuelos', hay un pequeño punto de arrastre que se debe de utilizar para conectarlo con el punto de arrastre al inicio de la tarea de 'Reservar y confirmar hotel', al conectar estos dos puntos se establece la relación de que 'Reservar y confirmar hotel' no puede iniciar antes de que 'Reservar y confirmar vuelo' termine o que 'Reservar y confirmar vuelo' esta bloqueando el inicio de 'Reservar y confirmar hotel'.
Visualization de los puntos de arrastre:
Estableciendo una relación al conectar el punto de arrastre al final de una tarea con el punto de arrastre al inicio de la siguiente:
Si hacemos click sobre el nombre de la tarea "Reservar y confirmar vuelos" podremos ver la pantalla con el detalle de la misma. La pantalla muestra un icono sobre el nombre de la pantalla que indica que "Reservar y confirmar vuelos" esta bloqueando 1 tarea:
Si hacemos click sobre el icono, se desplegara en la parte baja de la pantalla la sección de "Relaciones" (Relationships) mostrando el detalle de la relación: "Bloqueando (Blocking) Reservar y confirmar hotel":
Puedo agregar otra relación desde esta misma pantalla seleccionado el botón de "Añadir" (Add) a la derecha de "Relaciones" (Relationships). Al hacer click sobre este, seleccione la opción de "Dependencia" (Dependency) y la opción de "Bloqueando" (Blocking) como se muestra a continuación:
Es importante notar que también se puede relacionar una tarea con "otra" tarea o con un documento, opciones que analizaremos en otra ocasión.
Al seleccionar "Bloqueando" (Blocking), tenemos que indicar el nombre de la tarea que se esta bloqueando, ClickUp presentara una lista de todas las tareas que se han utilizado recientemente pero ofrece la opción de buscar tareas sobre todos los espacios disponibles in mi "Espacio de trabajo" (Workspace), esto implica que puedo relacionar tareas de diferentes listas (proyectos), una muy poderosa característica que ofrece ClickUp.
De entre la lista de tareas "recientes" que se despliega, selecciona la tarea "Reservar transportación":
Nota que para facilitar la selección de la tarea, se puede buscar por nombre ya que la lista de tareas pudiera ser muy larga.
Al seleccionar esta tarea, se agrega en la sección de "Relaciones" (Relationships) dentro de "Dependencias" (Dependencies) como se muestra a continuación:
Finalmente, si cerramos la ventana del detalle de la tarea, regresaremos a la vista de Gantt, que ahora muestra la relación que establecimos en forma manual junto con la primera relación que establecimos en forma gráfica:
La vista de Gantt ofrece multiples ventajas para la administración de proyectos y se puede agregar a nuestra lista de vistas en forma sencilla para poder tener disponible esta visualización de las tareas.
Revisaremos una ultima vista que es muy practica para poder administrar la carga de trabajo de un equipo, se llama vista de "Caja" (Box), haz click en "+ Vista" (+ View) y selecciona esta opción, asigna el nombre de "Tarjetas" para esta vista y haz click en el botón de "Añadir Vista"(Add View):
La nueva vista presentara una tarjeta por cada uno de los participantes en el proyecto mostrando el numero de tareas asignadas, las completadas, el porcentaje de avance y la carga de trabajo.
Podemos ver el detalle de las tareas sobre esta vista de forma tal que podamos hacer algunos cambios en las tareas y veamos como se reflejan estos en la vista. Cada tarjeta presenta un icono de flecha hacia bajo (⏬) en la parte superior derecha, haciendo click en cada una de las tarjetas se despliega el detalle de estas:
Las tareas se presentan agrupadas por estado, moviendo el cursor sobre la barra lateral de color que representa en estado, la barra se ensancha de forma tal que podamos hacer click para cambiar el estado de una tarea. Por ejemplo, cambia el estado de la tarea en proceso a terminada:
Observemos los cambios en la tarjeta misma y en la carga de trabajo:
Ahora el avance es de 25% (parte superior derecha de la tarjeta) misma información que se representa en la "Carga de Trabajo" (Workload) de la tarjeta de la izquierda. Ademas, se muestran el numero de tareas "Sin hacer" (Not done) y el de "Hechas" (Done).
Un campo que no hemos analizado y que esta presente en todas las tareas es el campo de "Estimación de tarea" (Estimate task), con este campo podemos hacer un estimado del tiempo necesario para completar la tarea. Haz click sobre el reloj de arena de la tarjeta para estimar el tiempo de la tarea; por ejemplo, en la tarea de "Planear la agenda de negocios del viaje" habíamos asignado 5 días para su terminación, podemos estimar que consumirá 20 horas (4 horas por día):
En forma similar, asigna la estimation de horas que consideres necesarias para todas las tareas en el proyecto:
Hasta ahora hemos visto la carga de trabajo en función del numero de tareas asignadas a cada responsable, veamos ahora la carga de trabajo en función de las horas estimadas de trabajo. En la parte superior izquierda, se encuentra la opción de "Carga de trabajo" (Workload), por el memento la opción seleccionada es "numero de tareas" (number of tasks). Haz click sobre este botón y selecciona la opción "Tiempo Estimado" (Time Estimate):
Ahora la carga de trabajo esta basada en el "estimado de horas" que asignamos a las tareas y las tarjetas ahora muestran la información correspondiente:
Sin duda una vista muy util para analizar la carga de trabajo del equipo y que ademas permite ajustar y balancear las tareas. Esta vista esta relacionada con una gráfica muy común denominada "gráfico de evolución" (Burndown chart) que muestra la cantidad de trabajo que ha sido completado y el trabajo total remanente. Muy util para analizar el avance en proyectos.
Hemos revisado algunas de las vistas que ofrece ClickUp para desplegar las tareas, como vimos en un principio hay algunas mas que seguramente revisaremos mas adelante, pero en mi opinion estas son las mas importantes y las que ofrecen el mayor valor para el análisis y planeación de proyectos.
Hasta la proxima y recuerda que la estandarizacion de planes y procesos, no hace mas que mejorar la calidad del resultado y repetidas iteraciones generan una espiral ascendente.