0070 - Subtareas
Hola entusiasta de ClickUp! Te saluda Ernesto.
La mejor forma de introducir el tema de las subtareas (en mi opinión) es a través de un ejemplo practico que muestra la aplicación del concepto y que permita al mismo tiempo identificar posibilidades para su uso dentro del sector profesional especifico o nivel personal para el que utilizas ClickUp.
Una aplicación practica para las subtareas puede ser la metodología para el establecimiento de metas conocida como OKR's por sus siglas en ingles: Objectives and Key Results. Objetivos y resultados clave es una metodología sencilla para el establecimiento, seguimiento y medición de metas.
Es una alternativa a otra muy conocida metodología para establecer metas conocida como SMART - también por sus siglas en ingles: Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-based. (Especificas, Cuantificables, Alcanzables, Relevantes y Limitadas en Tiempo).
Los OKR's se han vuelto muy conocidas ya que empresas muy grandes y exitosas las han utilizado para establecer y alcanzar sus objetivos: Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Walmart, Target, ING Bank y una lista muy larga de importantes empresas de todo tipo de sectores.
En esencia se trata de establecer una meta y definir cómo llegar allí, cómo lograr la meta. Como tal, los OKR son una herramienta simple que ayuda a una organización a lograr sus objetivos mediante la creación de acciones específicas y medibles, así como a la comunicación y el seguimiento del progreso hacia ellas.
En ClickUp, el concepto de subtareas es muy sencillo - se trata de tareas anidadas; es decir, tareas dentro de otras tareas.
ClickUp permite anidar tareas dentro de tareas hasta en 7 niveles. Para poder utilizar esta funcionalidad es necesario habilitar lo que se conoce como "ClickApps", que son pequeñas aplicaciones dentro de ClickUp. Existe un gran numero de ClickApps disponibles que añaden funcionalidad a ClickUp, iremos revisando algunas de estas poco a poco, por lo pronto para poder acceder a la lista completa de Apps es necesario abrir el menu de configuración haciendo click en la parta baja de la barra lateral en el icono del Espacio de Trabajo:
Que presentara el menú de configuración tanto del Espacio de Trabajo como el del usuario que inicio la sesión.
En la columna del Espacio de Trabajo, se encuentra la opción de ClickApps, haz click en esta para desplegar una pantalla a similar a la siguiente:
Como puedes observar, existen un gran numero de Apps disponibles, en mi ambiente de trabajo existen un total de 39 ClickApps, pueden variar en función de tu instalación y licencia contratada.
Algunas se encuentran ya habilitadas por omisión, como la primera de ellas desplegada en la pantalla llamada "Automation" (Automatización). Puedes desplazar la pantalla hacia abajo para ver las distintas Apps disponibles, como dije anteriormente revisaremos algunas de ellas en posteriores artículos.
Desplaza nuevamente la pantalla hasta el inicio para que utilizando la funcionalidad de búsqueda podamos localizar la App que nos interesa. Ingresa la palabra "Subtask" en el campo de búsqueda como se muestra en la siguiente imagen:
Como puedes observar, al ir escribiendo la palabra en el campo de búsqueda inicia el proceso de filtrado de las Apps para mostrar las que se están buscando. En mi caso, la que nos interesa es la segunda que muestra el filtro: "Nested Subtasks" (Subtareas anidadas). Muy posiblemente esta ya se encuentra activada en tu configuración, (de lo contrario, augúrate de que este activada; es decir, que el botón inferior de la interfase este en color verde) pero quiero llamara la atención en la posibilidad de cambiar el numero de niveles disponibles de anidación, el máximo posible es de 7 (mas que suficientes niveles de anidación!). Solo por cambiar la configuración, elijamos 3 niveles de anidación:
Utiliza el botón de "Back" de la parte superior izquierda de la pantalla para regresar a ClickUp.
Ahora estamos en posibilidad de crear tareas y anidar en estas hasta tres niveles. Crea una nueva lista en tu espacio y llámala OKR:
Acepta los "Statuses" (Estados) por omisión que te sugiere ClickUp, haciendo click en el botón de "Apply" (Aplicar).
Un ejemplo de una OKR para un departamento de Tecnología (IT) podría ser:
Objetivo: Mejorar el proceso de pruebas funcionales del software desarrollado.
- KR1: Evaluar las herramientas de pruebas actuales para fin del año.
- KR2: Reducir el numero de errores cerrados por la causa: "No es error".
- KR3: No registrar errores críticos en el ultima semana de pruebas.
En una nueva tarea, crearemos el objetivo:
Una vez que la salvemos, hacemos click sobre de ella para ir al detalle:
En la pantalla de detalle, se muestran las "Subtareas" (Subtasks), en este caso, todavía no existe ninguna subtarea creada para este primer objetivo. Haz click en "Nueva Subtarea" (New Subtask) para capturar el primer Resultado Clave (KR) como se muestra en la siguiente imagen:
Presiona el botón de "Salvar" (Save) y tenemos la primara subtarea creada. De forma similar, crearemos los otras dos Resultados Clave, de manera que nuestras subtareas queden de la siguiente forma:
Cierra la ventana de la tarea "padre"; es decir, del Objetivo y regresa a la vista de "Lista" (List):
Nota el nuevo icono:
Que indica que nuestra tarea incluye 3 subtareas. Hay dos formas de visualizar las subtareas desde la vista de lista. La primera y mas fácil de utilizar es a través del menu de "Subtareas" (Subtasks):
Haz click sobre de el para desplegar las opciones disponibles:
Selecciona la opción "Expandir todas" (Expand all) y las subtareas se desplegaran en la vista "por debajo" de la tarea padre (Objetivo) que creamos:
La segunda forma de mostrar u ocultar las subtareas es a través de hacer click en el icono "cabeza de fecha" localizado al inicio de la tarea, lo que permite mostrar u ocultar las subtareas de la tarea en cuestión. A través del menu, abrimos o cerramos todas las subtareas de todas las tareas en nuestra vista, con el icono abrimos o cerramos exclusivamente las subtareas de la tarea en cuestión. Experimenta abriendo y cerrando las subtareas de esta forma.
Las subtareas, no son mas que una tarea incluida o anidada en otra, presentan exactamente las mismas características que una tarea normal. Haz click en el primer Resultado Clave KR1 para mostrar la pantalla de detalle de la tarea:
Como ves, es el mismo detalle de una tarea normal, la única diferencia son los dos primeros renglones de la pantalla. El primero indica que la tarea pertenece o esta anidada a otra y el segundo que se trata de la primera de tres subtareas disponibles:
Usando el segundo renglón se puede cambiar el orden de la subtarea en cuestión; por ejemplo, si queremos que el KR1 se muestre en la tercera posición, basta con cambiar el 1 por un 3 para conseguir el objetivo:
Ahora si cerramos el detalla de la subtarea, podremos observar que el orden de nuestras subtareas a cambiado:
Si el orden de tus subtareas no cambio en la pantalla, sera necesario que refresques tu navegador para que se actualice la información, en ocasiones es común tener que refrescar ya que el navegador no lo hace automáticamente.
Vamos asignar subtareas a las subtareas. Digamos que para poder conseguir el Resultado Clave 1 necesitamos asignar un responsable a cada una de las herramientas actuales de pruebas que utilizamos para que realicen la evaluación correspondiente. Digamos que contamos con las siguientes tres herramientas:
- XYZ herramienta de automatización
- ABC herramienta de administración de errores
- KLM herramienta de administración de casos de prueba
Y asignaremos a cada uno de nuestros responsables de pruebas una herramienta.
Hagamos click nuevamente en la subtarea KR1 para acceder a la pantalla de detalle y en la misma forma que creamos una subtarea en el objetivo, creemos la primera subtarea y asignándole un responsable:
En forma similar agreguemos las otras dos subtareas:
Y si regresamos a la vista de lista, y hemos click en el icono de cabeza de flecha de la subtarea KR1, nuestro objetivo se muestra de la siguiente forma:
Hasta el momento llevamos dos niveles de subtareas, pero en nuestra configuración especificamos que podíamos tener hasta 3 niveles. Creemos las siguientes seis subtareas que utilizaremos para evaluar la herramienta XYZ.
- Hoja de especificaciones de la herramienta
- Proveedor
- Tiempo en que hemos utilizado la herramienta
- Costo de mantenimiento y soporte técnico contratado
- Numero de empleados capacitados en el uso de la herramienta
- Version actual y costo de actualizaciones
- Alternativas de sustitución en el mercado y ventajas competitivas de cada una
Estas representan tareas especificas a realizar para poder concluir con uno de los Key Results (Resultado Clave) que nos propusimos. La pantalla debe de mostrarse ahora de la siguiente manera:
Ahora podemos observar los tres niveles de profundidad que especificamos que nuestras tareas podían tener. Solo para corroborar esta configuración, si accedemos al detalle de una de las tareas especificas que recién creamos, podremos observar que ya no se presenta la opción de crear subtareas, debido a que ya alcanzamos el nivel máximo especificado.
No se presenta la opción de crear subtareas en esta pantalla.
Desde mi perspectiva, crear mas de tres niveles de anidación es demasiado, tres niveles es quizá el nivel máximo manejable, pero ClickUp permite tener hasta 7.
Espero que este breve ejemplo de OKR (Objetivos y Resultados Clave) haya servido para ejemplificar con claridad que son las subtareas y como se puede hacer uso de ellas.
Hasta la proxima y recuerda que la estandarizacion de planes y procesos, no hace mas que mejorar la calidad del resultado y repetidas iteraciones generan una espiral ascendente.